Quais Documentos o MEI Deve Guardar por 5 Anos? Lista Completa 2026

A Lista Completa de Documentos

A obrigação de guarda de documentos para o MEI vai além das notas fiscais. Qualquer documento que comprove uma transação financeira ou fiscal do negócio precisa ser preservado pelo prazo mínimo de 5 anos.

1. Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)

Todas as NF-e que o MEI recebeu de fornecedores de mercadoria, insumos, materiais e equipamentos. E também as que emitiu para clientes pessoa jurídica ou quando solicitado. Guarde o arquivo XML original — é o documento com validade legal, não o PDF.

2. Notas Fiscais de Serviço (NFS-e)

NFS-e recebidas de prestadores de serviço: contador, advogado, designer, manutenção de equipamentos, marketing. E as NFS-e emitidas pelo próprio MEI quando presta serviços em municípios que exigem.

3. Comprovantes de Pagamento do DAS

O Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) é o boleto mensal do MEI. Guarde o comprovante de pagamento de cada mês por 5 anos. É a prova de que o MEI cumpriu suas obrigações tributárias e previdenciárias mensalmente.

4. DASN-SIMEI (Declaração Anual)

A Declaração Anual do Simples Nacional para MEI deve ser entregue todo ano até 31 de maio. Guarde o recibo de entrega e uma cópia do que foi declarado por no mínimo 5 anos — é o documento que comprova o que o MEI informou ao Fisco em cada ano.

5. Extratos Bancários

Se o MEI tem conta bancária usada para o negócio — o que é altamente recomendado para separar finanças pessoais das empresariais — guarde os extratos mensais. Eles comprovam a movimentação financeira real do negócio e são fundamentais para cruzamento de dados em caso de fiscalização.

6. Contratos com Clientes e Fornecedores

Contratos de prestação de serviço, acordos comerciais, termos de parceria. Guarde durante a vigência do contrato mais 5 anos após o encerramento. Em caso de litígio comercial, o contrato é a principal prova.

7. Comprovantes de Compra de Equipamentos

Comprou computador, máquina, ferramenta ou veículo para o negócio? A nota fiscal ou recibo dessa compra comprova que o bem é do negócio e serve como base para garantia, seguro e comprovação de despesa operacional.

8. Recibos de Aluguel (se houver ponto comercial)

MEI que tem ponto comercial ou escritório alugado deve guardar os recibos de aluguel. Comprovam despesa operacional e são necessários em caso de renovação contratual ou disputa com o locador.

Documentos que MEI Pode Descartar

Nem tudo precisa ser guardado para sempre. Documentos que não têm relação com transações fiscais ou financeiras do negócio podem ser descartados após o uso:

• Rascunhos e orçamentos não aprovados (sem valor contratual)
• E-mails de marketing de fornecedores
• Materiais de treinamento e cursos (salvo nota fiscal do curso)
• Propostas comerciais não aceitas (guarde as aceitas)

Como Organizar Tudo Isso

Com tantos tipos de documento, a organização precisa ser sistemática. A abordagem mais eficiente divide os documentos em três categorias:

• Documentos fiscais (NF-e, NFS-e, DAS, DASN) → pasta digital separada por ano
• Documentos financeiros (extratos, contratos, recibos) → pasta por ano e tipo
• Documentos de ativos (equipamentos, imóveis) → pasta permanente por bem

Usar um app que digitaliza os documentos fiscais automaticamente — como o Meu Guia de Compras — elimina o trabalho manual de organização das notas e garante que nada seja perdido.

Perguntas Frequentes