O MEI deve guardar notas fiscais e documentos fiscais por no mínimo 5 anos, conforme o prazo prescricional tributário (Art. 173 do Código Tributário Nacional). O prazo conta a partir do primeiro dia do ano seguinte à emissão do documento.
O Prazo Legal: 5 Anos
O Código Tributário Nacional (CTN), no Art. 173, estabelece que a Receita Federal tem até 5 anos para lançar tributos ou questionar operações fiscais. Isso significa que, durante esse período, o MEI pode ser auditado e precisará apresentar os documentos que comprovam suas transações.
Na prática: uma nota fiscal emitida ou recebida em qualquer mês de 2025 deve ser guardada até 31 de dezembro de 2030. O prazo não começa no dia da emissão — começa no primeiro dia do exercício seguinte.
Tabela de Prazos por Tipo de Documento
| Tipo de Documento | Prazo Mínimo | Observação |
|---|---|---|
| NF-e (federal) | 5 anos | Prazo prescricional tributário |
| NFS-e (municipal) | 5 a 10 anos | Varia por município |
| NFC-e / Cupom fiscal | 5 anos | Compras de insumos e materiais |
| CT-e (frete) | 5 anos | Comprovante de transporte |
| Documentos de imóvel | Enquanto possuir + 5 anos | Escrituras, reformas |
| Documentos trabalhistas | 30 anos | Se o MEI tiver funcionário |
Por Que o Prazo É 5 Anos e Não Menos?
O prazo de 5 anos não é arbitrário. Ele reflete o tempo que o Fisco tem para identificar inconsistências nas declarações do MEI e instaurar um processo de fiscalização. Se o MEI declarou receitas de R$ 50 mil em 2022, a Receita Federal pode questionar essa declaração até o final de 2027.
Sem os documentos fiscais que comprovam as transações, o MEI fica sem defesa em caso de autuação. A nota fiscal de compra de mercadoria, por exemplo, prova que a receita foi parcialmente consumida em custo — o que muda completamente o cálculo tributário.
Documentos Que Mais MEI Esquecem de Guardar
A maioria dos MEI lembra de guardar NF-e de fornecedores de mercadoria. Mas existem documentos menos óbvios que também precisam ser guardados pelo mesmo prazo:
- Recibos de serviços contratados — contador, designer, manutenção de equipamento
- Comprovantes de pagamento de DAS — o boleto do Simples Nacional mensal
- Extratos bancários da conta PJ — comprovam movimentações do negócio
- Contratos com clientes e fornecedores — mesmo que não sejam documentos fiscais
- Comprovantes de frete — quando o custo de entrega é operacional do negócio
- Notas de compra de equipamentos — máquinas, computadores, ferramentas usadas no negócio
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O prazo prescricional começa no primeiro dia do exercício seguinte ao do fato gerador. Na prática:
- NF-e de março de 2023 → prazo começa em 01/01/2024 → guarde até 31/12/2028
- NF-e de novembro de 2024 → prazo começa em 01/01/2025 → guarde até 31/12/2029
- NF-e de qualquer mês de 2025 → prazo começa em 01/01/2026 → guarde até 31/12/2030
Como os arquivos digitais não ocupam espaço físico e o custo de armazenamento em nuvem é praticamente zero, o recomendado é não deletar nada. Guardar indefinidamente é mais seguro e evita o trabalho de calcular prazos para cada documento.
Formato Digital é Suficiente?
Sim. Para NF-e e NFS-e, o documento original já é eletrônico — o arquivo XML é a nota fiscal em si. O PDF é apenas uma representação visual para facilitar a leitura humana, mas o XML é o documento com validade legal.
Para cupons fiscais em papel (NFC-e de supermercado, por exemplo), a foto ou digitalização do documento é aceita como prova desde que seja legível. O ideal é usar um app que escaneia e cria um registro estruturado — não apenas uma imagem avulsa numa pasta.
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Perguntas Frequentes
Por quanto tempo o MEI deve guardar notas fiscais?
No mínimo 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte à emissão. Na prática, guarde indefinidamente — o custo de armazenamento digital é zero e o risco de precisar e não ter é real.
O prazo de 5 anos começa a contar quando?
Começa no primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão. Uma NF-e de março de 2025 começa a contar em 01/01/2026 e precisa ser guardada até 31/12/2030.
MEI precisa guardar nota fiscal de compra também?
Sim. Tanto as notas que emite quanto as que recebe de fornecedores, prestadores de serviço e compras de insumos. São essas notas que comprovam as despesas do negócio em caso de fiscalização.
Pode guardar nota fiscal só em formato digital?
Sim. A NF-e e NFS-e já são documentos eletrônicos. O arquivo XML original tem validade legal. Para cupons em papel, a digitalização é aceita desde que seja legível.